Die elektronische Rechnungsstellung – ein Überblick
Ab dem 01. Januar 2025 tritt die Pflicht zur elektronischen Rechnungstellung in Kraft.
Alle Unternehmen müssen ab dem Zeitpunkt in der Lage sein eine elektronische Rechnung zu empfangen.
Für Arztpraxen stellt sich dies als eine doppelte Herausforderung dar. Denn Praxen bekommen nicht nur Rechnungen von Lieferanten, Dienstleistern und Verbrauchsmaterialen, sondern sie erstellen zudem Rechnung an ihre Patienten. Daher muss Ihr Rechnungsstellungssystem in der Lage sein, sowohl E-Rechnungen zu empfangen als auch E-Rechnungen zu erstellen.
Die Ausstellung der Rechnung als PDF ist nach der Neuregelung nicht mehr zulässig. Vielmehr muss der Standard der DIN EN 16931 entsprochen werden.
Dazu müssen die Gesundheitseinrichtungen in der Lage sein, folgende Formate zu empfangen:
- ZUGFeRD: Hybrid-Format aus PDF und XML
- XRechnung: XML-Datei (Cross-Industry-Invoice- CII)
- XRechnung: XML-Datei (Universal Business Language -UBL)
Sollte das bisherige Rechnungssystem diese Formate nicht verarbeiten können, ist es ratsam, auf ein neues System umzusteigen. Sprechen Sie hierzu gern Ihr Steuerbüro bzw. Ihre Buchhaltung oder Ihren Abrechner an.
Worauf Sie bei der Umstellung achten sollten, haben wir Ihnen nachfolgend als Selbstcheck kurz zusammengefasst:
- Wurden Ihre Mitarbeiter bereits über die Änderung der Rechnungstellung informiert?
- Haben Sie bereits Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten zur Bearbeitung der Rechnungstellung (neu) festgelegt?
- Erfüllt Ihre bisherige Rechnungssoftware die technische Voraussetzung für die E-Rechnungen?
- Haben Sie einen Implementierungsplan erstellt, in dem die einzelnen Schritte zur Umstellung beschrieben sind? Wurden Zuständigkeiten und Fristen dazu festgelegt?
- Wurde eine Verfahrensanweisung erstellt, in der beschrieben wird, wie die E-Rechnung in Ihrem System verbucht wird?
- Ist diese bereits in Ihrem QM-System aufgenommen?
- Wurde in einem der letzten Team-Meetings über diese neue Verfahrensanweisung gesprochen?
Gerne unterstützen wir Sie in diesem Prozess, um dadurch die Erreichung Ihrer Unternehmensziele zu fördern und die Weiterentwicklung Ihres Qualitätsmanagementsystems voranzutreiben.
