Vorgabedokument vs. Nachweisdokument – Was ist das eigentlich?
Im Qualitätsmanagement hat die Dokumentation eine wichtige Funktion und ist unabdingbar. Hier gilt der Leitsatz: Was nicht dokumentiert ist, ist nicht geschehen.
Doch was genau muss dokumentiert und welche Dokumente sollten aufbewahrt werden?
Grundsätzlich dient die Dokumentation der Steuerung und Nachweisführung über die erbrachten Leistungen in einer Einrichtung. Dazu gibt es nachfolgende zwei Dokumentenarten, die diese Funktion unterstützen sollen:
Vorgabedokumente legen die Anforderungen an ein Produkt, eine Dienstleistung, einen Prozess oder ein System fest. Sie vermitteln Informationen, die als Anweisung zum Handeln dienen. Dies können zum Beispiel Prozessbeschreibungen oder Anweisungen sein.
Des Weiteren müssen u.a. das Leitbild der Organisation, Qualitätsziele und Betriebsvereinbarungen in dokumentierter Information vorliegen.
Im Normbezug heißt diese Anforderung „Aufrechterhaltung“ eines Vorgabedokuments.
Mit Nachweisdokumenten hat die Einrichtung die Möglichkeit, ihre Qualität umfassend darzustellen. Sie dienen der ordnungsgemäßen nachweisbaren Durchführung der Tätigkeit und Prozesse.
Besonders gegenüber Kosten- und Leistungsträgern, Patienten, Zertifizierungsstellen und Prüfinstanzen sind Nachweisdokumente im Qualitätsmanagementsystem besonders wichtig. Dies können zum Beispiel ausgefüllte Checklisten, Statistiken, Protokolle, Teilnehmerlisten und Berichte sein.
Sie dienen als Nachweis, dass Tätigkeiten entsprechend den Vorgaben umgesetzt wurden.
In der Norm wird dies als Anforderung zur „Aufbewahrung“ von Nachweisdokumenten beschrieben.
Noch Fragen offen? Wir stehen gerne beratend an Ihrer Seite und unterstützen Sie in der Umsetzung und Steuerung Ihres Qualitätsmanagements.
